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Preparando os documentos: aspectos organizacionais

Aqui começa um 'pulo do gato' para vencer licitações.

Evidentemente, essa diretriz deverá ser adotada em todos os procedimentos, inclusive nos anteriormente mencionados relativos a documentos.

Aconselha-se a formação inicial de uma 'unidade licitatória', nos moldes mínimos aqui estabelecidos.

Deixamos para esse tópico essas diretrizes, por pura questão didática, considerando que nosso aluno interessado irá revisar esse curso, para estabelecer as suas próprias diretrizes empresariais, adaptando as ações às reais necessidades e porte da empresa.

A UNIDADE LICITATÓRIA mínima que aconselhamos, ou seja, o núcleo responsável pela coordenação das licitações dentro da empresa, deve se compor de duas pessoas. Para evitar o fracasso nas licitações, estes profissionais deverão fazer rotineiramente cursos na área de licitações (*Dicas de cursos: "Licitações e Contratos Administrativos"; "Como vender com sucesso para o Governo"; dentre outros - Vianna & Consultores - site: www.viannaconsultores.com.br) ler alguns livros dos principais autores (*Dicas de autores: Carlos Ari Sundfeld; Hely Lopes Meirelles; Jessé Torres Pereira Júnior; Jorge Ulisses Jacoby Fernandes; Marçal Justen Filho; Toshio Mukai) e ter experiência no dia-a-dia das licitações, sendo este o caminho também correto, para profissionais iniciantes na área.

Todos os documentos pertinentes a licitação (editais, propostas, jogos de documentos, certidões, declarações etc.) devem ser analisados isoladamente por ambas, a fim de se detectar eventuais erros ou omissões.

Isso se deve ao fato de que, uma vez ignorado determinado detalhe por um dos integrantes, dificilmente ele atentará para o erro em uma re-leitura.

Os documentos e certidões devem estar já providenciados e atualizados para a empresa que participar de licitações. Muitos deles demoram dias para serem expedidos, inviabilizando a participação de quem não se preveniu com antecedência. Assim, deve-se ter arquivadas cópias autenticadas de todos os documentos previstos nos artigos 27 e seguintes da lei nº 8.666/93 (mesmo a certidão negativa de falência e concordata), exceto as declarações e aqueles de consulta 'on line' (pois estas, emitidas via Internet, são originais).

Finalmente, os integrantes da Unidade devem ter agenda pessoal, e devem consultar diariamente a Agenda da Unidade (que deve ficar junto ao arquivo de documentos). Nessa agenda, devem ser anotados todos os prazos de validade de certidões e documentos, com prazo suficientemente largo para sua renovação oportuna

PREPARANDO OS DOCUMENTOS: ASPECTOS PRÁTICOS

Vamos aos documentos, que são exclusivamente os previstos em lei, seja na nº 8.666/93, ou em legislação específica que a mesma permita.

Importante ressaltar que o elenco de documentos exigidos depende da modalidade licitatória (convite, tomada de preços, concorrência, pregão), mas eles estarão sempre descritos no instrumento convocatório.

Assim, o que regerá todas as ações será o edital. Tanto para impugnação como para atendimento.

Dessa forma, a primeira providência será a análise do instrumento convocatório, GRIFANDO-SE, com marca-texto, todas as exigências. Tal análise deve ser procedida por ambos os integrantes do núcleo, lendo-se integralmente o edital, uma vez que poderá haver exigência fora do capítulo específico, como, por exemplo, nas disposições finais.

Se houver exigência não prevista em lei, será caso de impugnação. Caso contrário, será o momento de organizar os documentos e providenciar os faltantes.

Apresentamos a seguir, o elenco de documentos constantes da lei 8.666/93, normalmente exigidos nas licitações, seguidos de recomendações importantes para a elaboração do envelope "documentos", recomendações estas que se forem seguidas à risca, evitarão a quase totalidade das inabilitações.

PREPARANDO OS DOCUMENTOS: DICAS FINAIS

Existe uma cláusula no contrato social de sua empresa, geralmente chamada "Da Administração", a qual define quem tem poder para assinar pela empresa. Apenas essa pessoa, ou um procurador legalmente constituído (quando for possível), é quem poderá assinar os documentos relativos à licitação. Não terá valor documentos assinados por qualquer outra pessoa da empresa.

Por isso, e empresa licitante deve tomar toda cautela possível no momento do fechamento do envelope relativo à documentação: deve certificar-se se os documentos estão devidamente assinados pela pessoa competente para tal, a validade de todos os documentos, se está correta a quantidade de vias exigidas e se, principalmente, não há nenhum documento faltante. O envelope deve atender rigorosamente o que foi exigido no instrumento convocatório.

Deve-se tomar o cuidado do envelope de documentação, assim como o de proposta que veremos posteriormente, ser absolutamente opaco, não permitindo qualquer forma de visualização de seu conteúdo até o momento de sua abertura. Também, sob pena de ser excluído do certame licitatório, a empresa deverá IDENTIFICAR claramente na parte exterior do envelope, a que o mesmo se refere. (O envelope que contém os documentos deverá ter escrito em sua parte externa, o título "ENVELOPE DOCUMENTAÇÃO" além é claro, do nome de sua empresa).

Outro cuidado de extrema importância, é a empresa encadernar todos os documentos com a chamada encadernação "brochura", evitando apresentar folhas soltas, e se possível, incluir um índice descrevendo o conteúdo do dossiê de documentos e, ao final, um termo de encerramento que indique o número total de folhas contidas no dossiê. Esse cuidado infelizmente torna-se necessário, devida à eventual prática de alguns licitantes, no momento que analisam a documentação de seus concorrentes, simplesmente "sumirem" com atestados, certidões etc, para que seus concorrentes sejam inabilitados.

Por fim, vale chamar a atenção para o momento da chegada no órgão/entidade licitante. A pontualidade nos certames licitatórios deve ser rigorosamente seguida. Caso um licitante chegue ao local com um minuto de atraso, já está caracterizado o não atendimento a todos os requisitos do edital e conseqüentemente, este licitante poderá ser excluído do certame. Por isso, procure sempre chegar ao local indicado no edital com, pelo menos, uma hora de antecedência. Existem grandes entidades públicas, onde o lapso temporal entre a chegada à sua recepção e ao setor onde será realizada a licitação é grande, devendo o proponente prevenir-se com relação a isto.

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